Organiser un événement coûte cher, en temps comme en argent. D’où l’importance d’en tirer le meilleur parti pour votre entreprise et vos hôtes. Pour cela, il faut non seulement planifier minutieusement votre manifestation (guide «Organisez et assurez correctement vos manifestations»), mais aussi engager des mesures de marketing et de communication appropriées pour faire passer vos messages et assurer la promotion de votre événement. Nous vous expliquons comment procéder étape par étape et vous présentons les outils en ligne ou hors ligne à votre disposition.

Première étape: établir un plan de communication 

Dans ce plan, vous définissez les informations à communiquer, leurs destinataires et un calendrier précis: réservation de la date (save the date), invitation, rappel et informations à transmettre avant, pendant et après la manifestation. Vous connaissez votre groupe cible et vous posez les questions suivantes: comment et via quel canal pouvez-vous entrer en contact avec lui? Qu’est-ce qui convient le mieux à votre entreprise et à l’événement? 

Deuxième étape: communiquer avant l’événement 

Annoncez votre manifestation au plus tard trois mois à l’avance. Au cours des semaines suivantes, communiquez les détails au fur et à mesure à vos hôtes ou groupes cibles, en veillant à les informer à l’avance au moins sur le programme, l’accès à l’événement, la restauration ainsi que les options d’information et de contact. 

Outils à votre disposition: 

• Une page Internet, par exemple une sous-page du site web de votre entreprise, vous permet de centraliser toutes les informations utiles. Communiquez-en l’adresse sous forme d’URL abrégée ou au moyen d’un code QR, par exemple sur l’invitation. 
• Une newsletter électronique constitue un moyen simple et avantageux de vous adresser à votre groupe cible. Vous pouvez utiliser un outil de marketing par e-mail pour simplifier le processus. Il est plus personnel et élégant d’envoyer les invitations directement aux personnes concernées par courrier postal ou par e-mail.  
• Utilisez les réseaux sociaux – Instagram, Facebook, LinkedIn, X, etc., en fonction du groupe cible – pour partager et faire connaître votre événement. 
• En cas de manifestation d’une certaine taille, il peut être judicieux d’utiliser une application dédiée pour transmettre facilement les informations à toutes les parties concernées. Celle-ci permet également de réaliser des enquêtes et des chats de groupe.  
• Les articles de blog, annonces, calendriers des manifestations, dépliants, affiches et le bouche à oreille sont aussi appropriés pour promouvoir votre événement.  

Troisième étape: communiquer pendant l’événement 

Juste avant et pendant l’événement, communiquez toutes les informations importantes directement aux participantes et aux participants. Vous pourrez ainsi les informer des changements de dernière minute. Des mesures de communication peuvent également être très efficaces pendant un événement et apporter une plus-value supplémentaire aux hôtes.  

Outils à votre disposition: 

• Une application dédiée est aussi utile pendant un événement d’une certain taille pour informer sur le programme, les locaux, etc., poser des questions et y répondre, et réaliser des enquêtes en ligne.  
• Les réseaux sociaux vous permettent de partager immédiatement des images et des publications relatives à votre manifestation, voire de diffuser votre événement en live (live streaming).  
• Les SMS permettent de communiquer rapidement une information importante à l’ensemble des participantes et des participants. 

Quatrième étape: communiquer après l’événement 

Il s’agit maintenant de remercier encore une fois l’ensemble des hôtes et toutes les personnes présentes pour leur participation. Cela renforce les liens.  

Outils à votre disposition: 

• Un sondage vous permet de recueillir le feed-back de vos hôtes sur l’événement. Les compliments font certes plaisir, mais les retours et les commentaires critiques vous aideront à vous améliorer.  
• L’outil de marketing par e-mail vous permet de reprendre contact avec vos hôtes, par exemple pour leur transmettre des photos de l’événement ou des compléments d’informations sur le thème traité, annoncer la prochaine manifestation, etc. 
• Publiez des comptes rendus de l’événement, des vidéos ou des communiqués de presse sur votre site Internet et les réseaux sociaux.  
• Les invitées et les invités apprécient en général de pouvoir télécharger des photos professionnelles depuis une galerie d’images. Si des photos des hôtes sont prises pendant l’événement, n’oubliez pas de leur demander leur consentement. 

Un dernier conseil:

Que vous organisiez une fête, un événement client ou une célébration de jubilé, l’assurance Event de la Mobilière vous protège contre les conséquences financières d’une annulation ou d’un report de votre manifestation.  

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