Préparer la remise de l'appartement

L’état des lieux de sortie est un moment important lorsqu’on quitte un logement loué. Bien le préparer permet d’éviter les malentendus et les problèmes. Pour commencer, veillez à résilier le logement à temps, en respectant si possible les délais de résiliation prévus dans le contrat de bail. Vous pouvez cependant aussi procéder à une résiliation anticipée, avec présentation d’une ou d’un locataire de substitution. Assurez-vous ensuite que le logement est en bon état. Cela signifie en particulier qu’il doit être propre et que tous les dommages causés pendant la location et dépassant ceux dus à l’usure normale ont été réparés. Remplir un procès-verbal de sortie est le moyen le plus fréquemment utilisé pour documenter l’état d’un logement lors de sa restitution. Des modèles de procès-verbaux de remise d'appartement sont disponibles en téléchargement, par exemple, sur Homegate.

Le meilleur moment pour procéder à la restitution du logement est à la fin du contrat de bail, l’idéal étant que tant la ou le locataire que le bailleur soient présents. Les éventuels défauts ou points obscurs peuvent ainsi être discutés directement et consignés dans le procès-verbal. Faire ensemble le tour du logement permet de clarifier immédiatement tous les détails importants.

Aucune des parties n’est toutefois en droit d’exiger que la restitution du logement se fasse conjointement. Si par exemple le bailleur s’y refuse, toutes les clés du logement peuvent lui être renvoyées par courrier recommandé, après qu’il en a été informé. Une telle démarche constitue aussi une restitution de logement juridiquement valable.

Le procès-verbal de sortie est un document important qui décrit avec précision l’état du logement au moment de sa restitution au bailleur. Il sert de moyen de preuve et peut prévenir de futurs litiges.

Un procès-verbal de sortie détaillé revêt donc une grande importance sur le plan juridique. D’un côté, il protège la ou le locataire, car il prouve que le logement a été restitué dans un certain état, ce qui empêche le bailleur de faire valoir des prétentions en dommages-intérêts injustifiées. De l’autre, il sert de moyen de preuve au bailleur, dans la mesure où la ou le locataire a reconnu les éventuels dommages en le signant.

Le procès-verbal de sortie de votre logement loué doit documenter notamment les points suivants:

• État général du logement: sols, murs, plafonds, fenêtres, etc.
   
• Fonctionnement des installations: chauffage, installations sanitaires, appareils électriques.
   
• État des compteurs: eau, électricité, gaz.
   
• Restitution des clés: nombre et genre de clés.
   
• S’il s’agit d’un appartement meublé: présence et état des meubles.
   
• Remarque indiquant si l’usure constatée est normale ou excessive, avec une description précise de ce qui a été observé.
   
• Remarque indiquant si la ou le locataire doit répondre d’une éventuelle usure excessive.

Important: la ou le locataire qui restitue le logement n’a pas l’obligation de signer le procès-verbal de sortie. Découvrez plus loin ce que cela implique pour le bailleur, sous le titre «Défauts constatés après la restitution du logement: ce qui s’applique en Suisse» ou dans la foire aux questions (FAQ).

Il y a lieu, pour chaque dommage mentionné dans le procès-verbal de sortie, d’en documenter l’ancienneté, l’emplacement exact et l’ampleur, de manière à pouvoir ensuite mieux déterminer l’étendue de la responsabilité de la ou du locataire.  En cas d’usure excessive, le bailleur doit en outre préciser s’il entend ou non engager la responsabilité de la ou du locataire, car la seule constatation qu’il s’agit d’une usure excessive ne suffit pas à l’établir clairement. S’il n’a rien à redire, le bailleur doit également l’indiquer expressément dans le procès-verbal de sortie.

S’il entend toutefois en appeler à la responsabilité du locataire pour usure excessive, le bailleur doit préciser dans quelle mesure (p. ex. 50% ou 100%).

Des modèles de procès-verbaux d’états des lieux sont disponibles en téléchargement auprès des associations de propriétaires ou de locataires.

Que se passe-t-il si je ne peux pas remettre l'appartement en personne?

Il peut arriver que vous ne puissiez pas être personnellement présente ou présent à l’état des lieux de sortie. Dresser une procuration peut alors s’avérer utile.

Une procuration est un document juridique qui donne pouvoir à une autre personne d’agir en votre nom. Elle peut donc être particulièrement utile si par exemple une maladie, des obligations professionnelles ou un autre événement imprévu vous empêchent d’être présente ou présente lors de la restitution du logement. Avec une procuration, vous vous assurez que la restitution se déroulera normalement et à la date prévue, même si vous ne pouvez pas y participer personnellement.

Pensez toutefois que la personne mandatée pour agir en votre nom pourra reconnaître des dommages que vous ne serez pas à même d’évaluer par vous-même. Or cette reconnaissance sera considérée comme la vôtre et vous engagera. Il est donc très important d’instruire en conséquence la personne vous représentant et de rédiger la procuration avec soin. C’est pourquoi, tout bien considéré, il vaut mieux participer si possible personnellement à l’état des lieux de sortie.

En Suisse, pour être juridiquement valable, une procuration relative à la restitution des clés d’un logement doit remplir plusieurs conditions:

• Pour des raisons de preuve, la procuration doit être établie en la forme écrite.
   
• Tant la personne mandatée que celle qui donne procuration doivent être identifiables sans équivoque possible. Il faut pour cela indiquer leur nom, leur prénom, leur adresse et leur date de naissance.
   
• L’étendue de la procuration ainsi que les tâches concrètes que la personne mandatée doit remplir doivent être décrites avec précision.
   
• La procuration ainsi établie en la forme écrite pour des raisons de preuve doit porter la signature de la personne donnant procuration.
   
• La procuration doit préciser si la personne mandatée est autorisée ou non à dresser une sous-procuration, c’est-à-dire à se faire elle-même représenter par une tierce personne.
   
• La procuration doit indiquer la date à laquelle elle expirera.

S’il constate, que ce soit pendant la restitution du logement ou ultérieurement, des défauts causés ou probablement causés par la ou le locataire, le bailleur doit l’en aviser immédiatement (dans les deux à trois jours ouvrables), conformément à l’art. 267a, al. 1 et 3, du code des obligations (CO). Il perd sinon son droit de faire réparer les défauts à la charge de la ou du locataire.

S’il découvre encore, après l’état des lieux de sortie, des défauts qui ne pouvaient et ne devaient pas être découverts à l’aide des vérifications usuelles, le bailleur doit agir rapidement. Il peut signaler les défauts à la ou au locataire dans un délai de deux à trois jours ouvrables, pour autant qu’il puisse prouver qu’ils lui sont imputables. Si le logement est déjà réoccupé au moment de la découverte des défauts, il n’est en règle générale plus possible d’invoquer la responsabilité de l’ex-locataire, car prouver que c’est son comportement qui a causé les dommages s’avère alors dans la plupart des cas impossible.

S’il avait pu constater les défauts à l’aide des vérifications usuelles lors de l’état des lieux de sortie, le bailleur aurait dû, comme déjà souligné, en aviser immédiatement la ou le locataire et consigner les défauts dans le procès-verbal de sortie. Si l’on n’a toutefois pas dressé de procès-verbal de sortie ou si celui-ci n’est pas clair, ou encore s’il ne peut pas être prouvé que la ou le locataire en a obtenu une copie, le bailleur n’a que quelques jours ouvrables pour lui envoyer un avis de défauts par écrit. L’avis doit contenir une description détaillée des défauts et, dans l’idéal, des photos ou des vidéos les illustrant. Il doit également indiquer clairement que la responsabilité de la ou du locataire est considérée comme engagée et pourquoi.

S’il omet, lors de la restitution de la chose louée, de remplir ses obligations de vérification et d’avis, le bailleur ne peut plus exercer aucune prétention contre la ou le locataire.

À des fins de preuve, il est conseillé d’envoyer l’avis concernant les défauts découverts a posteriori par courrier recommandé. Conservez une copie de l’avis ainsi que la quittance postale de l’envoi recommandé, pour vos dossiers.

S’il constate des défauts après le déménagement, le bailleur doit en aviser la ou le locataire à temps. S’il souhaite les faire réparer, il doit procéder à une avance de frais et assumer ainsi le risque de coûts. Certains dommages (p. ex. éclat dans l’émail d’un lavabo) peuvent justifier d’imputer une moins-value à la ou au locataire même sans que le dommage soit réparé. Les frais de réparation ne peuvent cependant pas être simplement prélevés sur la caution locative, car la banque ne peut effectuer de versement qu’avec l’accord des deux parties.

Le bailleur peut faire réparer à bon droit les dommages dont il peut prouver qu’ils ont été causés par la ou le locataire. Il doit alors présenter les frais de réparation dans le décompte final, compte tenu de la valeur actuelle de la chose endommagée.

Les créances pour frais accessoires peuvent aussi être incluses dans le décompte final. S’agissant des acomptes de frais accessoires, il faut toutefois établir un décompte séparé.

De manière générale, le bailleur peut faire valoir les frais suivants:

• Frais de réparation: pour les dommages qui excèdent l’usure normale et dont il est prouvé qu’ils ont été causés par la ou le locataire.
   
• Frais de nettoyage: si le logement restitué n’est pas propre, le bailleur peut imputer des frais de nettoyage à la ou au locataire. Il doit cependant apporter la preuve que le logement n’a pas été nettoyé avant la restitution.
   
• Frais pour clés manquantes: aux frais de clés elles-mêmes peuvent s’ajouter des frais de remplacement des cylindres. Ceux-ci ne se justifient toutefois que s’il existe un soupçon fondé que quelqu’un pourrait accéder aux locaux concernés avec les clés manquantes. Le cas échéant, les frais imputés ne doivent pas excéder la valeur actuelle du système de fermeture.
   
• Frais accessoires: décomptes de frais accessoires ouverts ou montants encore dus.

Si le décompte final contient des frais que la ou le locataire n’a pas reconnus dans le procès-verbal de sortie ou conteste pour d’autres motifs, le mieux est qu’il ou elle s’adresse d’abord à son assurance responsabilité civile privée. S’agissant de dommages assurés, celle-ci prend également en charge la défense contre les prétentions injustifiées.

Si le bailleur ne fait valoir aucune prétention par les voies de droit (p. ex. par une poursuite) dans le délai d’un an à compter de la fin du bail, la ou le locataire peut exiger la restitution de la caution par la banque même sans l’accord du bailleur.

Remettre le logement directement à une nouvelle ou un nouveau locataire est en principe possible, à condition d’en demander préalablement l’autorisation au bailleur ou à la régie immobilière. Si une telle remise directe sans la présence de la régie est refusée, vous pouvez soit demander que la remise ait lieu conjointement avec la régie, soit restituer toutes les clés du logement par courrier recommandé, après l’avoir annoncé.

Si le bailleur accepte que vous remettiez le logement directement à la nouvelle ou au nouveau locataire, il est également possible de dresser un procès-verbal de remise. Toutefois, comme il ne sera pas signé par le bailleur ou par la régie, sa force probante sera réduite. L’obligation de vérification de l’état de la chose louée prévue à l’art. 267a CO s’applique même si la remise a lieu sans la présence du bailleur ou de la régie. Une telle remise directe du logement n’est toutefois possible – comme déjà souligné plus haut – qu’avec l’autorisation expresse de l’un ou de l’autre.

Si aucun avis de défauts n’est envoyé à l’ex-locataire dans les deux à trois jours ouvrables à compter de la remise directe du logement, le droit du bailleur à la réparation des défauts ou des dommages visibles s’éteint. En cas de remise directe, il est conseillé à la ou au locataire qui quitte le logement d’en documenter l’état de manière appropriée par des photos ou des vidéos.

Nous attirons votre attention sur le fait que les contenus et les documents mis à disposition doivent être considérés comme des renseignements juridiques d’ordre général. Ils ne remplacent pas un conseil personnalisé sur un cas particulier. La Mobilière et Protekta déclinent toute responsabilité en relation avec ces contenus et documents.