Charges locatives: Bases légales et conseils pratiques

Conseils, informations et bases légales

Le décompte des frais accessoires ne peut inclure que des frais en rapport avec l’usage de la chose louée (cf. art. 257a, al. 1, du code des obligations [CO]) et couvrant des dépenses effectives du bailleur (cf. art. 257b, al. 1, CO).

Il existe différentes possibilités de facturer et de payer les frais accessoires:

Paiement par acomptes ou paiement forfaitaire

Selon ce qui est prévu dans le contrat de bail, les frais accessoires sont facturés sous la forme d’acomptes ou de montants forfaitaires mensuels.

les locataires paient un montant fixe par mois d’avance. Le bailleur établit ensuite un décompte au moins une fois par an et le présente aux locataires (cf. art. 4, al. 1, de l’ordonnance sur le bail à loyer et le bail à ferme d’habitations et de locaux commerciaux [OBLF]). La législation ne prescrit pas de délai dans lequel le décompte des frais accessoires doit être établi. Dans certains cas, le contrat de bail prévoit un tel délai, mais il ne s’agit alors que d’une simple prescription d’ordre. Si le bailleur ne remplit pas son obligation d’établir le décompte des frais accessoires, il est possible, si nécessaire, d’ouvrir une action en justice pour le contraindre à le faire.

Si la somme des acomptes est inférieure aux frais effectifs, le bailleur peut exiger un paiement complémentaire couvrant la différence. Si elle est supérieure, il doit rembourser le trop-perçu.

Avec ce type de décompte des frais accessoires, les locataires paient donc les frais effectifs en rapport avec l’usage de la chose louée.

Il faut cependant souligner que le montant des acomptes mensuels convenu contractuellement n’offre aucune garantie ni assurance que les frais accessoires effectifs s’approcheront de la somme de ces acomptes. Selon le Tribunal fédéral, les locataires ne doivent donc pas compter sur le fait que les acomptes payés correspondent aux frais accessoires effectifs. Il s’agit uniquement de paiements effectués d’avance et seul le décompte annuel fait foi.

Il est donc recommandé, avant de signer le contrat de bail, de se renseigner sur les frais accessoires effectivement payés par les locataires précédents, s’il y en avait.

Si les frais accessoires sont payés sous la forme d’un montant forfaitaire mensuel, il n’y a pas de décompte annuel. 

Cela signifie que les frais accessoires sont convenus en tant que montant fixe, ce qui ne dispense toutefois pas de l’obligation de distinguer les différents frais dans le contrat de bail. Les frais accessoires pour lesquels le forfait mensuel est payé doivent y être clairement indiqués.

Étant donné qu’aucun décompte annuel n’est établi, aucun paiement complémentaire ne peut être exigé et aucun remboursement n’est effectué. Peu importe donc de savoir si les dépenses effectives du bailleur ont été supérieures ou inférieures à la somme des forfaits mensuels.

Important  

Le droit suisse du bail part du principe que les frais accessoires supportés par le bailleur sont indemnisés avec le paiement du loyer. C’est pourquoi seuls sont à la charge des locataires les frais accessoires pour lesquels cela a été convenu spécialement (cf. art. 257a, al. 2, CO). Il s’ensuit que les frais accessoires ne faisant pas l’objet d’une convention spéciale sont réputés inclus dans le loyer et ne peuvent donc pas être facturés en sus.

Est considérée comme une convention spéciale dans ce contexte par exemple l’indication des frais accessoires dans le contrat de bail. Selon le Tribunal fédéral, un simple renvoi à d’éventuelles conditions contractuelles générales ne suffit pas: les frais accessoires doivent être énumérés dans le contrat de bail lui-même. Il ne suffit pas non plus de les désigner globalement sous le terme de «frais accessoires généraux». Les différents postes de frais accessoires doivent être listés de manière suffisamment détaillée. À défaut, ils ne sont pas dus par les locataires, au motif qu’ils ne sont pas clairement identifiés ou identifiables.

La seule exception concerne les frais de chauffage et de préparation d’eau chaude. L’art. 5 OBLF énumère en effet les dépenses pouvant être considérées comme des frais accessoires dans ce domaine. Il suffit donc d’indiquer simplement «frais de chauffage» dans le contrat de bail.

Les locataires sont en droit de recevoir un décompte annuel des frais accessoires détaillé et compréhensible. La législation ne prescrit cependant pas de forme de présentation particulière. Elle dispose uniquement du droit à l’obtention d’un décompte détaillé des frais de chauffage et de préparation d’eau chaude, y compris de leur répartition entre les locataires, ainsi que de renseignements sur l’état des stocks de combustibles au début et à la fin de la période de chauffage (cf. art. 8 OBLF).

Les locataires ont en outre le droit de consulter les pièces justificatives du décompte des frais accessoires. Ils peuvent aussi en prendre des photos ou en faire des copies, mais à leurs frais. Il est important de souligner ici que les locataires ne peuvent pas prétendre qu’on leur fasse parvenir les pièces justificatives. Ils peuvent uniquement les consulter au domicile ou au siège social du bailleur ou de la régie immobilière.

Le droit de consulter les pièces justificatives vaut également lorsque les frais accessoires sont payés sous la forme d’un forfait mensuel, c’est-à-dire lorsqu’il n’y a pas de décompte annuel. La raison en est que le forfait mensuel doit se fonder sur la moyenne des frais accessoires calculée sur une période de trois ans (cf. art. 4, al. 2, OBLF). Pour le vérifier, les locataires doivent donc avoir le droit de consulter les pièces justificatives.

Sans droit de consulter les pièces justificatives, il serait certes possible de vérifier si les postes de frais accessoires sont facturés à bon droit (à savoir si cela a été convenu spécialement), mais non de contrôler si les montants facturés sont corrects.

Font partie des frais accessoires tous les frais en rapport avec l’usage de la chose louée (cf. art. 257a, al. 1, CO) et qui ont donné lieu à des dépenses effectives du bailleur (cf. art. 257b, al. 1, CO). Il incombe en revanche au bailleur de supporter les contributions publiques et les charges qui grèvent la chose (cf. art. 256b CO). Les frais accessoires pouvant être répercutés sur les locataires sont notamment les suivants:

• chauffage et préparation d’eau chaude,
   
• eau et eaux usées,
   
• électricité générale (énergie électrique consommée dans les parties communes, telles que la cage d’escalier ou la buanderie),
   
• conciergerie,
   
• taxes TV (taxes de raccordement au réseau câblé),
   
• ascenseur,
   
• contrats de maintenance (p. ex. ascenseur),
   
• honoraires de gérance (voir ci-dessous).

Le bailleur peut facturer des honoraires pour l’établissement du décompte des frais accessoires, soit sur la base de la charge de travail effective, soit de manière forfaitaire. Selon la jurisprudence du canton concerné, les honoraires de gérance peuvent s’élever à environ 4 % du montant total des frais accessoires, voire plus.

Si les honoraires sont facturés sur la base de la charge de travail effective, il est possible qu’ils dépassent le taux forfaitaire admis localement, ce qui est autorisé.

Vous trouverez une liste détaillée des frais accessoires licites et de ceux qui ne le sont pas auprès des associations de défense des locataires. Veuillez cependant noter que cette liste ne fait pas l’unanimité.

Il s’agit là d’une question complexe à laquelle il est difficile de répondre, car les frais accessoires dépendent de nombreux facteurs, parmi lesquels l’étendue des frais dont la facturation est prévue contractuellement, le prix courant de l’électricité ou le fait que la conciergerie est assurée par un particulier ou par une entreprise.

Ce qu’il faut savoir, c’est qu’il n’existe pas de plafonnement légal des frais accessoires. Si la somme facturée correspond à des dépenses effectives du bailleur pour des postes de frais accessoires dont il a été valablement convenu, les locataires en sont redevables.

S’il arrive qu’un paiement complémentaire élevé soit nécessaire après la réception d’un décompte des frais accessoires correct, il peut être judicieux d’augmenter les acomptes mensuels.

Cela peut se faire soit d’un commun accord entre les parties, soit à la seule initiative des locataires. Si toutefois c’est le bailleur qui entend augmenter les acomptes mensuels unilatéralement – sans l’accord des locataires –, il doit impérativement le faire au moyen d’un formulaire officiel. Cette modification unilatérale du contrat par le bailleur ne peut en outre prendre effet que pour la prochaine échéance de résiliation et doit être notifiée aux locataires dix jours au moins avant le début du délai de résiliation (cf. art. 269d CO).

Si le bailleur considère que le forfait mensuel doit être augmenté au motif qu’il ne couvre plus les frais, les règles régissant les modifications unilatérales du contrat par le bailleur s’appliquent également. Le cas échéant, le bailleur doit être à même de prouver que l’augmentation est raisonnable au regard de la hausse des frais et se référer pour cela à la moyenne des frais accessoires calculée sur une période de trois ans.

Si le bailleur souhaite modifier les frais accessoires en cours de bail, il s’agit également d’une modification unilatérale du contrat. Il doit donc respecter les dispositions de l’art. 269d CO (notamment l’échéance de résiliation et le délai de notification, comme indiqué plus haut).

De plus, si le bailleur souhaite facturer séparément des frais accessoires qui étaient jusqu’alors inclus dans le loyer net, cette modification du contrat de bail doit être financièrement neutre pour les locataires. Cela signifie que le loyer net doit être réduit du montant des nouveaux frais accessoires facturés séparément, calculé sur la base des décomptes d’au moins trois années précédant immédiatement la modification du contrat.

Enfin, si le bailleur souhaite facturer de nouveaux frais accessoires jusqu’alors inexistants (découlant p. ex. de l’installation d’un ascenseur), il doit le communiquer clairement. Dans ce cas, il n’est pas nécessaire de réduire le loyer net, car ces frais n’existaient pas auparavant et n’étaient donc pas inclus dans celui-ci.

Les locataires peuvent contester les modifications unilatérales du contrat par le bailleur qu’ils jugent abusives dans un délai de 30 jours auprès de l’autorité de conciliation compétente.

Prenez contact avec le bailleur et communiquez-lui les points que vous contestez dans le décompte des frais accessoires. Exposez les motifs de la contestation et fixez au bailleur un délai convenable pour rectifier le décompte. Demandez-lui dans le même temps de suspendre l’envoi de rappels de paiement jusqu’à ce que la situation soit clarifiée.

Pour des raisons de preuve, nous vous conseillons de vous adresser au bailleur par courrier recommandé. Conservez en outre une copie de votre courrier ainsi que la quittance postale de l’envoi recommandé.

La doctrine dominante part du principe que les demandes de paiement complémentaire des bailleurs pour une période de décompte donnée se prescrivent par cinq ans. Ce délai commence à courir à la fin de la période de décompte concernée ou à l’expiration du contrat de bail.

Si vous ne payez pas le loyer ou les frais accessoires dans le délai prescrit, le bailleur peut vous fixer un nouveau délai de paiement de 30 jours, assorti d’une menace de résiliation. À défaut de paiement dans ce nouveau délai, il est en droit de résilier le contrat de bail pour la fin d’un mois, moyennant un délai de résiliation de 30 jours (cf. art. 257d CO).

Si vous n’êtes pas d’accord avec le décompte des frais accessoires et souhaitez retarder le paiement de la facture jusqu’à ce que tous les points litigieux soient clarifiés, nous vous recommandons de demander au bailleur par écrit de prolonger le délai de paiement et de suspendre l’envoi de rappels. Pour des raisons de preuve, nous vous conseillons d’envoyer votre demande par courrier recommandé. Conservez en outre une copie de votre courrier ainsi que la quittance postale de l’envoi recommandé.

Si le bailleur ne consent pas à prolonger le délai de paiement ni à suspendre l’envoi de rappels, nous vous recommandons de payer la facture, mais en vous réservant expressément le droit d’en réclamer le remboursement ultérieur. Pour cela, informez le bailleur, également par courrier recommandé, que vous payez la facture, mais sous réserve de remboursement et uniquement afin d’éviter une poursuite et / ou une résiliation de votre contrat de bail pour cause de retard de paiement.

Commencez par contrôler que tous les postes du décompte des frais accessoires sont prévus contractuellement. Examinez à cet effet votre contrat de bail et la liste des frais accessoires qui y figure, car seuls les frais qui ont ainsi été convenus spécialement sont à la charge des locataires. 

Vérifiez ensuite que les frais accessoires sont en rapport avec l’usage de la chose louée. Il n’est par exemple pas permis de répercuter des frais de réparation ou d’entretien sur les locataires.

La loi ne prescrit pas en détail comment les frais accessoires doivent être répartis entre les différents locataires d’un immeuble. De plus, comme il n’existe pas d’équité absolue, il n’est pas possible de se comparer directement avec les voisins. La seule exigence est que la clé de répartition utilisée par le bailleur soit compréhensible et appropriée.

Si vous soupçonnez que les frais accessoires facturés ne correspondent pas à des dépenses effectives, demandez à la régie immobilière ou au bailleur de pouvoir consulter les pièces justificatives et vérifiez les montants douteux. Enfin, si des demandes de paiements complémentaires concernent des périodes de décompte relativement anciennes, vérifiez toujours qu’elles ne sont pas prescrites.

En cas de doute, demandez conseil à une ou un spécialiste et soumettez-lui le décompte des frais accessoires pour vérification.

De nombreux contrats de bail prévoient un délai de 30 jours pour contester le décompte des frais accessoires. Il ne s’agit cependant pas d’un délai légal, si bien qu’il reste possible de contester des frais accessoires même après l’expiration de ce délai.

Toutefois, leur éventuel remboursement repose alors sur une autre base légale. Il s’agit en effet d’ouvrir une action en restitution pour cause d’enrichissement illégitime, ce qui a notamment une incidence sur la durée du délai de prescription.

Quoi qu’il en soit, veillez à ne jamais être en demeure de payer. Le bailleur dispose sinon d’un droit de résiliation fondé sur l’art. 257d CO (voir à ce sujet «Ne pas payer les frais accessoires?»).

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