Que faire en cas de retard de paiement de la clientèle?

Les client-e-s sont considérés comme défaillants dès le moment où ils sont débiteurs d’une facture échue et qui n’est pas réglée dans le délai convenu. Si un délai de paiement est indiqué dans la facture (p. ex.: payable à 30 jours), le débiteur ou la débitrice est en retard de paiement, soit en demeure, automatiquement une fois ce délai expiré. Si aucune date d’échéance n’a été convenue, les débitrices ou débiteurs ne sont en retard de paiement qu’après l’envoi d’une première mise en demeure.

Les causes de non-paiement sont très diverses, par exemple:

• problèmes de liquidités de la clientèle;
• facture oubliée ou erronée;
• insatisfaction quant à la prestation;
• retard de paiement délibéré (p. ex. de la part de client-e-s importants).

Les créances impayées peuvent avoir de graves conséquences pour les entreprises concernées. D’une part, leurs liquidités sont affectées, ce qui complique le paiement des salaires et des cotisations sociales ainsi que des factures des fournisseurs.

D’autre part, il en découle une charge administrative supplémentaire: il faut envoyer des rappels de paiement et des mises en demeure, répondre à des questions et éventuellement prendre des mesures juridiques. Enfin, selon la situation financière de l’entreprise, les retards de paiement importants peuvent aller jusqu’à menacer son existence.

Précisons d’emblée que la procédure décrite ci-après n’a qu’une valeur de recommandation. Les délais mentionnés ne sont pas inscrits dans la loi et ne sont donc pas obligatoires. L’entreprise créancière est libre de directement envoyer une mise en demeure, voire engager une procédure de poursuite.

1. Le point de départ est la date d’échéance de la facture: si un délai de paiement a été fixé (p. ex.: payable à 30 jours), il y a retard de paiement et mise en demeure automatique à l’expiration de ce délai. En l’absence de délai de paiement, le retard de paiement ne commence par contre qu’avec l’envoi de la première mise en demeure.
    
2. Si un délai de paiement a été convenu et qu’il n’est pas respecté, il convient d’envoyer un rappel de paiement après dix à quatorze jours. Ce rappel doit attirer l’attention de façon courtoise sur le fait que la facture n’a pas été acquittée et fixer un nouveau délai de paiement, en règle générale de sept jours.
    
3. Si le rappel de paiement reste sans effet, il y a lieu d’envoyer une première mise en demeure, en règle générale sept à dix jours après l’expiration du délai de paiement fixé dans le rappel. Cette mise en demeure doit être formelle, indiquer clairement le montant de la créance et avertir que des intérêts moratoires ou des frais de mise en demeure pourront être perçus en sus, pour autant que cela soit stipulé contractuellement ou dans les conditions générales.
    
4. Si le paiement n’est toujours pas effectué malgré ce rappel, le moment est venu d’envoyer une dernière mise en demeure. Celle-ci doit fixer un ultime délai de paiement et indiquer clairement que s’il n’est pas respecté, des démarches juridiques seront engagées, telles que le recours à une agence de recouvrement ou l’ouverture d’une procédure de poursuite.
    
5. Si cette dernière mise en demeure reste également sans effet et que le retard de paiement persiste, deux voies entrent en ligne de compte: soit transmettre la créance à une société de recouvrement, soit saisir directement l’office des poursuites compétent (voir la section suivante).

Si les mises en demeure restent sans effet, la question se pose: «Et maintenant? Que faire?» Une solution possible est de mandater une société de recouvrement. Ces prestataires se chargent de l’ensemble de la gestion des créances impayées et tentent de les recouvrer par la voie extrajudiciaire.

Leur rémunération consiste souvent en un pourcentage des sommes récupérées (honoraires de résultat) ou alors en un montant forfaitaire. Cette solution est indiquée en particulier si le service de comptabilité de l’entreprise ne dispose pas des ressources nécessaires pour assurer le suivi de tous les retards de paiement.

Une autre possibilité en cas de créances impayées est la procédure de poursuite. L’entreprise créancière dépose une réquisition de poursuite auprès de l’office des poursuites compétent, qui envoie alors un commandement de payer à la débitrice ou au débiteur. En l’absence d’opposition de sa part, la poursuite peut être poursuivie et peut aboutir à une saisie ou à une commination de faillite. En Suisse, cette procédure est relativement simple et peu coûteuse.

En Suisse, les créances résultant de livraisons et prestations de services se prescrivent en règle générale par cinq ans. Passé ce délai, les factures impayées ne sont plus recouvrables par la voie juridique. Qui attend trop longtemps pour agir risque donc de ne jamais récupérer son dû.

Une erreur courante consiste à croire que les mises en demeure interrompent le délai de prescription. Ce n’est toutefois pas le cas. Seule une action en justice ou le dépôt d’une réquisition de poursuite suspend le délai de prescription. Si les retards de paiement se prolongent, les PME ne doivent donc pas hésiter à agir.

L’un des moyens les plus efficaces de prévenir les impayés est le paiement anticipé. Il peut servir d’instrument de garantie en particulier à l’égard de la nouvelle clientèle. Mais quand est-il indiqué et comment l’utiliser correctement?

Par paiement anticipé, on entend le paiement par la clientèle de tout ou partie du montant convenu avant que la prestation ne soit fournie ou la marchandise livrée. Ce mode de paiement garantit aux PME une protection efficace contre les impayés, en particulier lorsqu’il s’agit de premières commandes et que les clientes ou clients sont inconnus ou en cas de commandes d’un montant élevé.

Pour être juridiquement valable, le paiement anticipé doit être convenu contractuellement ou clairement réglé dans les conditions générales. Afin d’éviter tout malentendu, il est recommandé d’informer clairement la clientèle du mode de paiement appliqué.

La clientèle n’est pas toujours fiable en matière de paiement. Il vaut donc mieux en contrôler la solvabilité en cas de grosses commandes ou lors d’une première collaboration, surtout si le montant en jeu est élevé ou si l’échéance de paiement éloignée.

De nombreuses PME procèdent au moins à une appréciation informelle de la solvabilité de leur clientèle commerciale, mais il est rare qu’elles contrôlent celle des particuliers, bien que cela soit indiqué dans certains cas. Pour les montants importants ou les commandes s’étendant sur une longue durée, il est en effet tout à fait légitime de contrôler au préalable la solvabilité des clientes ou clients concernés.

Il ne faut cependant pas oublier que la législation sur la protection des données s’applique aux particuliers: un contrôle de solvabilité n’est permis que si la personne concernée y consent expressément, par exemple dans une clause ad hoc de l’offre, du contrat ou des conditions générales.

La meilleure stratégie de prévention des impayés est de mettre en place un processus de facturation clairement structuré et entièrement professionnalisé. Il doit en outre reposer sur une base contractuelle solide: les modalités de paiement doivent être énoncées sans ambiguïtés et réglées dans les conditions générales. Si l’on souhaite par exemple facturer des frais de rappel ou des intérêts moratoires en cas d’impayés, il faut que cela soit clairement stipulé au préalable.

Il est également possible de réduire le risque d’impayés au niveau des opérations quotidiennes, en combinant judicieusement différents modes de paiement. Ainsi, au lieu d’exiger un paiement anticipé intégral, on peut demander le versement d’un acompte à hauteur par exemple de 30 à 50 % du montant total. Il est également possible d’accorder un escompte, c'est-à-dire une réduction de prix en cas de paiement à brève échéance. Cela incite à régler la facture dans le délai fixée.

Enfin, la facturation et le système interne de mise en demeure doivent être bien organisés. Les factures doivent être établies selon des critères professionnels et indiquer clairement la date d’échéance. Si celle-ci n’est pas respectée, il est recommandé d’envoyer un rappel de paiement, puis dans un deuxième temps une mise en demeure formelle assortie d’un nouveau délai de paiement. Plus le processus est systématisé et transparent, plus le risque d’impayés diminue.

Nous attirons votre attention sur le fait que les contenus et les documents mis à disposition doivent être considérés comme des renseignements juridiques d’ordre général. Ils ne remplacent pas un conseil personnalisé sur un cas particulier. La Mobilière et Protekta déclinent toute responsabilité en relation avec ces contenus et documents.