Marketing événementiel: comment faire mouche

Organiser un événement coûte cher, en temps comme en argent. D’où l’importance d’en tirer le meilleur parti pour votre entreprise et vos hôtes. Pour cela, il faut non seulement planifier minutieusement votre manifestation (guide «Organisez et assurez correctement vos manifestations»), mais aussi engager des mesures de marketing et de communication appropriées pour faire passer vos messages et assurer la promotion de votre événement. Nous vous expliquons comment procéder étape par étape et vous présentons les outils en ligne ou hors ligne à votre disposition.

Dans ce plan, vous définissez les informations à communiquer, leurs destinataires et un calendrier précis: réservation de la date (save the date), invitation, rappel et informations à transmettre avant, pendant et après la manifestation. Vous connaissez votre groupe cible et vous posez les questions suivantes: comment et via quel canal pouvez-vous entrer en contact avec lui? Qu’est-ce qui convient le mieux à votre entreprise et à l’événement? 

Pensez votre communication dès le départ pour une consultation sur smartphone. Des textes courts, une structure claire et des appels à l’action bien visibles permettent à votre groupe cible d’accéder rapidement aux informations essentielles.

Annoncez votre manifestation au plus tard trois mois à l’avance. Au cours des semaines suivantes, communiquez les détails au fur et à mesure à vos hôtes ou groupes cibles, en veillant à les informer à l’avance au moins sur le programme, l’accès à l’événement, la restauration ainsi que les options d’information et de contact.

Outils à votre disposition:

• Une page Internet, par exemple une sous-page du site web de votre entreprise, vous permet de centraliser toutes les informations utiles. Communiquez-en l’adresse sous forme d’URL abrégée ou au moyen d’un code QR, par exemple sur l’invitation.
• Une newsletter électronique constitue un moyen simple et avantageux de vous adresser à votre groupe cible. Vous pouvez utiliser un outil de marketing par e-mail pour simplifier le processus. Il est plus personnel et élégant d’envoyer les invitations directement aux personnes concernées par courrier postal ou par e-mail. 
• Utilisez les réseaux sociaux de manière ciblée, là où votre groupe cible est actif. Les vidéos courtes, images, formats de type stories ou contenus en direct permettent de capter l’attention et de susciter des émotions – avant, pendant et après la manifestation.
• Pour les grandes manifestations, une application dédiée peut s’avérer utile pour mettre des informations à disposition de toutes les personnes concernées. Pour de nombreux événements, des solutions numériques simples et facilement accessibles suffisent.
• Les articles de blog, annonces, calendriers des manifestations, dépliants, affiches et le bouche à oreille sont aussi appropriés pour promouvoir votre événement.   

Juste avant et pendant l’événement, communiquez toutes les informations importantes directement aux participantes et aux participants. Vous pourrez ainsi les informer des changements de dernière minute. Des mesures de communication peuvent également être très efficaces pendant un événement et apporter une plus-value supplémentaire aux hôtes.

Outils à votre disposition: 

• Les réseaux sociaux vous permettent de partager immédiatement des images et des publications relatives à votre manifestation, voire de diffuser votre événement en live (live streaming).
• Utilisez des messages push, des services de messagerie ou des SMS pour transmettre rapidement des informations importantes que toutes les participantes et tous les participants doivent voir.
• Une application dédiée est aussi utile pendant un événement d’une certain taille pour informer sur le programme, les locaux, etc., poser des questions et y répondre, et réaliser des enquêtes en ligne. 

Il s’agit maintenant de remercier encore une fois l’ensemble des hôtes et toutes les personnes présentes pour leur participation. Cela renforce les liens.  

La communication après l’événement vous permet aussi de tirer des enseignements. Les retours, les indicateurs et les chiffres clés montrent ce qui a bien fonctionné et où des améliorations sont possibles pour vos prochains événements.

Outils à votre disposition: 

• Un sondage vous permet de recueillir le feed-back de vos hôtes sur l’événement. Les compliments font certes plaisir, mais les retours et les commentaires critiques vous aideront à vous améliorer.
• L’outil de marketing par e-mail vous permet de reprendre contact avec vos hôtes, par exemple pour leur transmettre des photos de l’événement ou des compléments d’informations sur le thème traité, annoncer la prochaine manifestation, etc.
• Publiez des comptes rendus de l’événement, des vidéos ou des communiqués de presse sur votre site Internet et les réseaux sociaux. 
• Les invitées et les invités apprécient en général de pouvoir télécharger des photos professionnelles depuis une galerie d’images. Veillez à régler la protection des données de manière transparente: informez clairement vos hôtes de l’utilisation des images et des données, et obtenez les consentements nécessaires suffisamment tôt.