Bien organiser et assurer un événement
Planifiez votre événement et profitez-en l’esprit tranquilleLes choses peuvent parfois mal tourner, même lors d’un événement parfaitement organisé. Qui passera à la caisse si une tempête détruit votre chapiteau? Que faire si on vous vole votre sono? Ou si vos invitées et invités tombent malades après avoir consommé des aliments contaminés par des salmonelles? C’est là que l’assurance Event intervient. Elle n’empêche bien sûr pas que des imprévus ne surviennent, mais elle vous protège contre leurs conséquences financières.
Voici un exemple: en tant qu’association ou comité d’organisation, vous formez ce que l’on appelle une société simple, dont tous les membres sont solidairement responsables de l’événement. Imaginons que votre gril explose et que le chapiteau prenne feu: tous les membres peuvent être priés de passer à la caisse.
Protégez-vous contre de tels risques, afin de ne pas avoir de mauvaises surprises à la fin des festivités.
L’importance de bien organiser son événement
Tous les événements sont différents, mais ont néanmoins quelque chose en commun: leur bonne organisation réduit le risque d’imprévus. Qu’il s’agisse d’un mariage, d’une fête, d’un événement associatif ou d’un tournoi sportif amateur, il y a beaucoup de choses auxquelles il faut penser avant, pendant et après l’événement.
Liste de contrôle pour une planification d’événement professionnelle
Voici dix conseils pour vous aider à organiser votre événement de manière structurée.
Définissez un fil rouge: tous les événements n’ont pas nécessairement besoin d’un fil conducteur, mais si le vôtre en a un, définissez-le clairement dès le départ.
Fixez un cadre: définissez bien à l’avance les éléments clés de votre événement, comme la date, le groupe cible (invitées et invités) et le lieu.
Planifiez l’infrastructure: réservez le lieu souhaité et faites l’inventaire du matériel nécessaire. Autre conseil: il vaut la peine de s’assurer suffisamment tôt de la disponibilité d’équipements de sport et de jeu, tels que châteaux gonflables et trampo
Établissez un budget: avant toute dépense, il est essentiel de bien définir votre budget et d’élaborer un plan budgétaire. Quelles dépenses et quelles rentrées d’argent prévoyez-vous? Que se passerait-il si votre événement venait à être annulé? Réfléchiss
Précisez un calendrier: une fois que vous avez fixé le cadre de votre événement, définissez un calendrier, établissez le programme des festivités et attribuez les responsabilités. Prévoyez suffisamment de temps pour le montage et le démontage.
Assurez une bonne communication autour de votre événement: envoyez des invitations, imprimez des dépliants et partagez votre événement sur les réseaux sociaux. Prévoyez suffisamment de temps pour organiser la communication concernant votre événement.
Procurez-vous les éventuelles autorisations requises: effectuez cette démarche suffisamment tôt auprès de l’Office de la circulation routière et de la navigation concerné. Renseignez-vous sur les délais de dépôt.
Dressez un inventaire: avant votre événement, passez l’ensemble de votre inventaire en revue et reportez-en les éléments sur une liste (avec l’indication de leur valeur).
Gardez la tête froide: même si votre événement ne se déroule pas comme prévu, gardez votre calme face aux éventuelles difficultés et essayez de les gérer au mieux.
Tirez des leçons: une fois votre événement terminé, faites un débriefing avec toutes les personnes impliquées et notez les enseignements tirés en vue d’un prochain événement.
Profitez de la fête en toute sérénité grâce à notre assurance Event
L’assurance Event de la Mobilière est une solution d’assurance sur mesure pour votre événement. Qu’il s’agisse d’une foire commerciale, de la fête d’un club sportif ou d’une fête de rue, la couverture est adaptée à votre événement.
L’assurance Event inclut en principe les couvertures suivantes:
- Assurance responsabilité civile
- Assurance choses, y compris perte de produits et frais supplémentaires
- Assurance transport
- Assurance technique
- Protection juridique
Plusieurs éléments sont pris en compte dans le calcul de votre prime, notamment le type d’événement, le nombre de participantes et participants ou le chiffre d’affaires budgétisé. L’infrastructure et l’inventaire sont également des éléments déterminants. Avez-vous prévu d’installer un château gonflable ou d’autres équipements de sport et de jeu? Y aura-t-il un feu d’artifice?
Bon à savoir: l’assurance couvre également la période de montage et de démontage des infrastructures, soit les sept jours précédant ainsi que les sept jours suivant l’événement.
Conseil: veillez à ne pas conclure de double assurance
Certaines assurances responsabilité civile d’association ou d’entreprise couvrent déjà les événements organisés annuellement ou de manière récurrente. Vérifiez l’étendue de votre couverture existante et complétez-la si nécessaire par l’assurance Event.