Dans le cadre de leurs activités ordinaires, les institutions de prévoyance professionnelle collectent, traitent et transmettent de grandes quantités de données. La plupart d’entre elles délèguent, sur une base contractuelle, leur droit correspondant à un prestataire de services ou à une compagnie d’assurance. Cela implique que des données sont transmises à des tiers en vue de leur traitement ou que ces derniers sont chargés de recueillir les données nécessaires. S’agissant des données sensibles, la loi prévoit un devoir d’information active à l’égard des assurés.

Il y a plusieurs années, une institution de prévoyance a annoncé un cas de prestations potentiellement cher. Après avoir constaté que ses données de prestation étaient traitées par la Mobilière, l’assuré concerné nous en a refusé l’accès. Finalement, ce n’est qu’au prix d’un travail supplémentaire et d’un retard important que le cas a pu être réglé. Sous le régime du nouveau droit, un tel cas de figure aurait même pu avoir des conséquences juridiques, ce qui aurait encore davantage retardé et compliqué son traitement.

Lorsqu’une fondation nous délègue des tâches, nous sommes notamment confrontés aux questions suivantes:

La fondation a-t-elle le droit, dans le cadre de la prévoyance professionnelle, de transmettre à la Mobilière des documents de l’AI à des fins de traitement si l’assuré n’a pas signé une procuration?

Oui, pour autant que le devoir d’information soit respecté et que les modalités de la délégation soient réglées contractuellement. Cela ne vaut toutefois pas pour les données relevant exclusivement du régime sur-obligatoire ou hors obligatoire, pour le traitement desquelles l’assuré doit explicitement donner son accord.

Le devoir d’information est-il réputé rempli par la simple mention dans le règlement de l’existence d’un contrat d’assurance?

Non, cela ne devrait pas suffire.

Quelle est la manière la plus simple pour les institutions de prévoyance de se conformer à leur devoir d’information?

Nous recommandons de définir clairement les modalités de la délégation dans le règlement, sous la même rubrique que la protection des données et les obligations de collaborer et de réduire le dommage.

Quels sont les points à prendre en compte?

Le règlement devrait répondre aux critères suivants:

• Il doit autant que possible énumérer toutes les activités que la fondation délègue effectivement ou est susceptible de déléguer.
• En ce qui concerne le contrat d’assurance, il peut mentionner les activités suivantes: gestion du contrat d’assurance, examen de santé lors de l’admission et de l’extension de la couverture de prévoyance, détermination et traitement du droit à des prestations ainsi que la réassurance des risques.
• Il devrait également indiquer la possibilité d’une délégation à une compagnie d’assurance, même en cas de couverture partielle uniquement. En revanche, nous ne pensons pas qu’il soit nécessaire de mentionner le nom de celle-ci.
• Les dispositions relatives à la délégation doivent régler la collecte, le traitement et la transmission des données, y c. des «données sensibles».

Avant d’adapter leur règlement, nos clients nous demandent souvent notre avis. Nous le donnons volontiers, tout en sachant qu’au final, c’est l’institution de prévoyance qui répond du règlement.

Comme évoqué plus haut, le règlement doit en outre, pour la prévoyance plus étendue ou sur-obligatoire, prévoir des obligations de collaborer et des sanctions correspondantes. À défaut, l’assuré peut entraver la collecte des données et leur traitement, voire s’y opposer. Il importe donc de conserver les processus et formulaires, en particulier les procurations.

3 points à retenir:

• Le devoir d’information et les autres exigences relatives à la protection des données doivent bien entendu aussi être respectés.
• La législation sur la protection des données sera prochainement renforcée, notamment en ce qui concerne les sanctions.
• Ces changements auront certainement aussi des répercussions sur la délégation. C’est pourquoi il est recommandé d’examiner, dès maintenant, les dispositions réglementaires qui s’y rapportent et, si nécessaire, de les adapter.