Organisez et assurez correctement vos manifestations
Planifiez vos événements et profitez-en l’esprit tranquille
Les choses peuvent parfois mal tourner, même lorsqu’un événement a été parfaitement organisé. Qui devra passer à la caisse si une tempête détruit votre tente? Comment devrez-vous procéder si on vous vole votre sono? Que se passera-t-il si vos invités tombent malades les uns après les autres après avoir consommé des aliments contaminés par des salmonelles? C’est là que l’assurance event intervient. Bien entendu, elle ne permet pas d’empêcher que des imprévus surviennent, mais elle vous protège contre les frais engendrés.
Voici un exemple: en tant que club ou comité d’organisation (CO), vous formez ce que l’on appelle une société simple et vous êtes solidairement responsables de votre événement. Imaginons que votre gril explose et que la tente prenne feu; tous les membres du comité peuvent être contraints de payer les frais occasionnés.
Protégez-vous contre de tels risques afin de ne pas avoir de mauvaises surprises au terme des festivités.
L’importance de bien planifier son événement
Toutes les manifestations sont différentes, mais une chose est toujours vraie: une bonne organisation permet de réduire le risque d’imprévus. Qu’il s’agisse d’un mariage, d’une fête, d’une manifestation de club ou d’un tournoi de handball, il y a beaucoup de choses auxquelles il faut penser avant, pendant et après l’événement.
Nos 10 meilleurs conseils pour organiser un événement de façon professionnelle
- Définissez un fil rouge: tous les événements n’ont pas nécessairement besoin d’un thème, mais si votre manifestation possède un fil conducteur, il est préférable de le préciser dès le départ.
- Fixez un cadre: définissez bien à l’avance les points-clés de votre événement comme la date, le groupe cible (invités) et le lieu.
- Infrastructure et sécurité: réservez le lieu souhaité et faites l’inventaire du matériel dont vous aurez besoin en tenant compte du concept de sécurité. Le concept de sécurité doit identifier les dangers et risques potentiels et traiter différents thèmes tels que le plan d’évacuation, le concept de premiers secours, le personnel de sécurité, la protection incendie et la sécurité routière.
- Établissez un budget: avant toute dépense, il est essentiel de bien définir votre budget et de déterminer un plan budgétaire. Quelles dépenses et quelles rentrées d’argent prévoyez-vous? Que se passerait-il si votre événement venait à être annulé? Réfléchissez aussi aux conséquences d’une éventuelle perte de produits.
- Précisez un calendrier: une fois que vous avez fixé le cadre de votre manifestation, définissez le calendrier ainsi que le déroulement du programme et répartissez les responsabilités. Prévoyez suffisamment de temps pour le montage et le démontage.
- Assurez une bonne communication autour de votre événement: envoyez des invitations, imprimez des dépliants ou partagez votre manifestation sur les réseaux sociaux. Prévoyez suffisamment de temps pour organiser la communication concernant votre événement.
- Procurez-vous les éventuelles autorisations requises: effectuez cette démarche suffisamment tôt auprès de l’Office de la circulation routière et de la navigation concerné. Renseignez-vous sur les délais de dépôt.
- Dressez l’inventaire: avant votre événement, passez l’ensemble de l’inventaire en revue et reportez-le sur une liste (en indiquant la valeur des différents éléments).
- Gardez la tête froide: même si votre manifestation ne se passe pas comme prévu, gardez votre calme face aux éventuelles difficultés rencontrées et essayez de les gérer au mieux.
- Tirez des leçons: une fois votre manifestation terminée, faites un débriefing avec toutes les personnes impliquées et notez les constats tirés en vue d’un prochain événement.
Profitez de votre événement en toute sérénité
L’assurance event de la Mobilière est une solution d’assurance sur mesure pour votre manifestation. Qu’il s’agisse d’une foire commerciale, d’une fête d’un club de handball ou d’une manifestation de rue, la couverture est adaptée à votre événement.
L’assurance event inclut en principe:
- Assurance responsabilité civile
- Assurance choses, y compris perte de produits et frais supplémentaires
- Assurance transport
- Assurance technique
- Protection juridique
Plusieurs facteurs sont pris en compte dans le calcul de votre prime, notamment le type d’événement, le nombre de participants ou le chiffre d’affaires attendu. L’infrastructure et l’inventaire sont également des éléments déterminants. Avez-vous prévu d’installer un château gonflable ou d’autres équipements de sport et de jeu? Planifiez-vous des feux d’artifice?
Bon à savoir: l’assurance couvre la période de montage et de démontage des infrastructures événementielles, soit les sept jours précédant ainsi que les sept jours suivant votre manifestation.
Une dernière astuce
Certaines assurances responsabilité civile de club et d’entreprise couvrent déjà les manifestations organisées annuellement ou de manière récurrente. Vérifiez l’étendue de votre protection et complétez-la par l’assurance event au besoin.